Wdrożenie RODO w firmie - Wrocław i cała Polska
Ochrona danych osobowych dotyczy praktycznie każdej firmy - niezależnie od jej wielkości. Klienci, pracownicy, kandydaci do pracy, subskrybenci newslettera, kontrahenci: jeśli przetwarzasz dane tych osób, masz określone obowiązki wynikające z przepisów RODO. Ich niedopełnienie może skutkować karą administracyjną, a w przypadku naruszenia danych - też realną szkodą wizerunkową.
Dla kogo jest ta usługa?
Pomagam małym i średnim firmom oraz organizacjom pozarządowym zadbać o zgodność procesów z przepisami - w sposób, który nie paraliżuje pracy zespołu, a rzeczywiście zabezpiecza firmę. Wdrożenie RODO lub audyt RODO będzie przydatny, jeśli:
- ✓ Twoja firma nigdy nie przeprowadziła formalnego wdrożenia lub zrobiła to na podstawie ogólnego wzoru z internetu,
- ✓ przetwarzasz dane klientów, pracowników lub użytkowników i nie masz pewności, czy masz do tego odpowiednią podstawę prawną,
- ✓ planujesz uruchomić newsletter, formularz kontaktowy, rekrutację online lub monitoring wizyjny,
- ✓ jesteś nową firmą i chcesz od początku działać zgodnie z przepisami,
- ✓ doszło do incydentu - np. wycieku danych - i potrzebujesz wsparcia w jego obsłudze.
Co obejmuje wdrożenie RODO w firmie?
Audyt RODO
Zaczynam od przeglądu tego, co już masz: jakie dane zbierasz, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, kto ma do nich dostęp i jak są przechowywane. Audyt RODO daje jasny obraz zgodności i wskazuje priorytety do uzupełnienia - bez zbędnych elementów, których Twoja firma faktycznie nie potrzebuje.
Dokumentacja RODO
Przygotowuję lub uzupełniam dokumentację wymaganą przez przepisy: rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, upoważnienia dla pracowników, umowy powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami. Dobra dokumentacja RODO powinna być realna i możliwa do utrzymania w codziennej pracy - nie wypełniona generycznymi wzorami, które nie przystają do Twojej działalności.
Polityka prywatności
Przygotowuję politykę prywatności dopasowaną do Twojej strony internetowej i faktycznego zakresu przetwarzania danych. Dobry dokument tego rodzaju jest zrozumiały dla użytkownika - nie jest ciągiem paragrafów przepisanych ze wzoru urzędowego.
RODO w rekrutacji pracowników
RODO w rekrutacji pracowników to jeden z obszarów, w którym firmy najczęściej mają luki. Pomagam przygotować zgodną z przepisami klauzulę informacyjną dla kandydatów, ustalić zasady przechowywania CV po zakończeniu rekrutacji oraz zasady przetwarzania danych w ramach baz kandydatów.
RODO dla małych firm
Jeśli prowadzisz małą firmę lub jednoosobową działalność, wdrożenie RODO nie musi oznaczać tygodni pracy i setek stron dokumentów. Dobieramy zakres do realnej skali Twojej działalności - bez zbędnego nadmiaru.
Szkolenie RODO dla pracowników
Dokumenty to jedno - ważne jest też, żeby pracownicy wiedzieli, jak postępować z danymi w codziennej pracy. Prowadzę krótkie, praktyczne szkolenia RODO dla pracowników skoncentrowane na konkretnych sytuacjach i zachowaniach, a nie na wykładzie z przepisów.
Obsługa incydentów RODO
Jeśli doszło do naruszenia ochrony danych - np. wycieku, nieautoryzowanego dostępu lub zagubienia dokumentów z danymi - pomagam ocenić wagę incydentu, zdecydować, czy i kiedy należy zgłosić go do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, oraz przygotować odpowiednią dokumentację. Obsługa incydentów RODO wymaga szybkiego działania - w razie potrzeby staram się być do dyspozycji bez zbędnej zwłoki.
Inspektor Ochrony Danych we Wrocławiu i online
Część firm ma obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Pomagam ocenić, czy ten obowiązek Cię dotyczy, i jak go prawidłowo wypełnić. Jeśli szukasz wsparcia w zakresie IOD - zarówno z Wrocławia, jak i z całej Polski - możemy omówić możliwości współpracy.
RODO a pozostałe obszary obsługi firmy
Wdrożenie RODO często zazębia się z innymi tematami. Umowy powierzenia przetwarzania danych przygotowuję w ramach usługi prawnik od umów dla firm. Jeżeli dopiero zakładasz działalność, sprawdź zakładanie i rejestrację spółki z o.o. - dokumentację ochrony danych warto ustawić od razu na starcie. Przykład gotowego dokumentu tego rodzaju znajdziesz w mojej polityce prywatności.
Dane osobowe współpracowników bywają też przedmiotem kontroli urzędowej - o tym, czego może żądać Państwowa Inspekcja Pracy, piszę w publikacji Nowe uprawnienia PIP a umowy B2B.
Najczęściej zadawane pytania
Jaka kara grozi za brak wdrożenia RODO w firmie?
Przepisy przewidują kary administracyjne nakładane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. W przypadku przedsiębiorstw mogą one sięgać do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu - stosuje się kwotę wyższą. W praktyce wysokość kary za brak RODO w firmie zależy od wielu czynników, w tym od skali naruszenia i podjętych działań naprawczych. Niezależnie od kary finansowej naruszenie ochrony danych może nieść poważne konsekwencje wizerunkowe.
Jak długo trwa wdrożenie RODO?
Zależy od skali firmy i jej aktualnego stanu. W małej firmie podstawowe wdrożenie można przeprowadzić w ciągu kilku tygodni. W większych organizacjach lub przy bardziej złożonych procesach przetwarzania danych czas jest dłuższy. Szczegółowy harmonogram ustalam po wstępnym audycie.
Czy jako mała firma muszę mieć Inspektora Ochrony Danych?
Nie zawsze. Obowiązek wyznaczenia IOD dotyczy określonych kategorii administratorów danych - m.in. podmiotów przetwarzających dane wrażliwe na dużą skalę lub realizujących regularne i systematyczne monitorowanie osób. Pomogę ocenić, czy Twoja firma spełnia te kryteria.
Czy RODO dotyczy też danych pracowników i kandydatów do pracy?
Tak. Dane pracowników i osób uczestniczących w rekrutacji podlegają ochronie na takich samych zasadach jak dane klientów. Pracodawca ma określone obowiązki informacyjne i musi przestrzegać zasad minimalizacji danych oraz ograniczonego okresu ich przechowywania.
Czy obsługa RODO jest możliwa zdalnie dla firm spoza Wrocławia?
Tak. Audyt, dokumentację, szkolenia i bieżące wsparcie prowadzę zdalnie dla klientów z całej Polski. Spotkania organizuję online - bez konieczności osobistej wizyty we Wrocławiu.
Umów konsultację w sprawie RODO
Opisz krótko, jak działa Twoja firma i jakie dane przetwarzasz - zaproponuję zakres audytu i wdrożenia.
wojciech@kosciuk.com.pl +48 785 409 430