Odpowiedzialność członka zarządu spółki z o.o. — kiedy trzeba reagować?

Pełnienie funkcji członka zarządu w spółce z o.o. wiąże się nie tylko z prowadzeniem spraw spółki, ale również z realnym ryzykiem osobistej odpowiedzialności. W określonych sytuacjach członek zarządu może odpowiadać prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki.

Najczęściej problem pojawia się wtedy, gdy spółka traci płynność finansową, nie reguluje zobowiązań, ma zaległości wobec kontrahentów, urzędu skarbowego lub ZUS, a egzekucja przeciwko spółce okazuje się bezskuteczna.

Odpowiedzialność za długi spółki

Co do zasady za zobowiązania spółki z o.o. odpowiada sama spółka. Wynika to z jej odrębności prawnej i majątkowej. Nie oznacza to jednak, że członek zarządu zawsze jest bezpieczny. Zgodnie z art. 299 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie za jej zobowiązania.

W praktyce wierzyciel może więc dochodzić zapłaty bezpośrednio od członka zarządu, jeżeli nie udało mu się odzyskać należności od spółki.

Kiedy ryzyko jest największe?

Szczególną ostrożność powinny wzbudzić sytuacje, w których spółka:

opóźnia płatności wobec kontrahentów,
ma zaległości podatkowe lub składkowe,
otrzymuje kolejne wezwania do zapłaty,
ma zajęty rachunek bankowy,
nie wykonuje wymagalnych zobowiązań,
finansuje bieżącą działalność przez odkładanie płatności,
traci kluczowych kontrahentów lub źródła przychodu.

W takich momentach zarząd powinien ocenić, czy spółka nie stała się niewypłacalna. Kluczowe znaczenie ma czas reakcji. Zbyt późne złożenie wniosku o upadłość albo brak działań restrukturyzacyjnych może zwiększać ryzyko odpowiedzialności członków zarządu.

Jak członek zarządu może się bronić?

Członek zarządu nie odpowiada automatycznie w każdej sytuacji. Może bronić się, wykazując w szczególności, że:

we właściwym czasie złożono wniosek o ogłoszenie upadłości,
we właściwym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne,
brak wniosku o upadłość nie nastąpił z jego winy,
wierzyciel nie poniósł szkody mimo niezłożenia wniosku.

W takich sprawach znaczenie mają dokumenty: sprawozdania finansowe, korespondencja z wierzycielami, uchwały zarządu, protokoły, analizy księgowe, dokumenty dotyczące majątku spółki i próby restrukturyzacji zadłużenia.

Sama deklaracja, że zarząd działał starannie, może nie wystarczyć.

Przed objęciem funkcji w zarządzie

Ryzyka warto sprawdzić jeszcze przed przyjęciem funkcji członka zarządu, zwłaszcza w spółce, która już prowadzi działalność.

Przed powołaniem do zarządu warto ustalić:

czy spółka ma zaległości,
czy toczą się wobec niej sprawy sądowe lub egzekucyjne,
czy ma zaległości wobec ZUS lub urzędu skarbowego,
jakie ma kluczowe umowy i zobowiązania,
czy dokumentacja korporacyjna jest uporządkowana,
czy sytuacja finansowa spółki pozwala na bieżące regulowanie długów.

Objęcie funkcji bez sprawdzenia stanu spółki może oznaczać wejście w problem, który powstał wcześniej, ale ujawni się dopiero po zmianie zarządu.

Po otrzymaniu wezwania do zapłaty

Wezwania do zapłaty skierowanego do członka zarządu nie należy ignorować. Trzeba ustalić przede wszystkim:

jakiego długu dotyczy sprawa,
kiedy zobowiązanie powstało,
czy dana osoba była wtedy członkiem zarządu,
czy egzekucja wobec spółki była rzeczywiście bezskuteczna,
czy roszczenie nie jest przedawnione,
czy istnieją podstawy do obrony.

Dobrze przygotowana odpowiedź może ograniczyć ryzyko procesu albo uporządkować argumentację na dalszy etap sprawy.

Po otrzymaniu pozwu

Pozew przeciwko członkowi zarządu wymaga szybkiej reakcji. W sprawie sądowej znaczenie mają terminy, dowody i precyzyjne zarzuty.

Najczęściej trzeba sprawdzić, czy wierzyciel wykazał:

istnienie długu spółki,
bezskuteczność egzekucji wobec spółki,
pełnienie funkcji przez pozwanego w istotnym okresie.

Równocześnie należy ocenić, czy członek zarządu może powołać się na przesłanki wyłączające odpowiedzialność.

Zaległości podatkowe i ZUS

Osobnym ryzykiem są zaległości publicznoprawne. Członek zarządu może odpowiadać za zaległości podatkowe spółki oraz zaległości wobec ZUS, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki.

W takich sprawach szczególnie ważne są:

okres pełnienia funkcji,
moment powstania zaległości,
bezskuteczność egzekucji wobec spółki,
terminowe podjęcie działań upadłościowych lub restrukturyzacyjnych,
prawidłowość postępowania prowadzonego przez organ.

Decyzji organu podatkowego lub ZUS nie należy odkładać. Terminy na reakcję są ograniczone.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu

Rezygnacja z funkcji powinna być skutecznie złożona i udokumentowana. Samo faktyczne zaprzestanie zajmowania się sprawami spółki nie wystarczy.

Trzeba ustalić:

komu złożyć rezygnację,
jak udokumentować jej doręczenie,
od kiedy rezygnacja jest skuteczna,
czy konieczne są działania w KRS.

Nieprawidłowa rezygnacja może prowadzić do sporu, czy dana osoba nadal pełniła funkcję członka zarządu w okresie istotnym dla odpowiedzialności.

Odpowiedzialność wobec spółki

Członek zarządu może odpowiadać nie tylko wobec wierzycieli, ale również wobec samej spółki. Dotyczy to sytuacji, w których wyrządził spółce szkodę działaniem sprzecznym z prawem, umową spółki lub zasadami należytej staranności.

Ryzyko może pojawić się m.in. przy:

zawieraniu niekorzystnych umów,
działaniu w konflikcie interesów,
naruszeniu zasad reprezentacji,
braku nadzoru nad finansami,
podejmowaniu decyzji bez wymaganych zgód,
nieprawidłowym prowadzeniu dokumentacji.

Nie każda błędna decyzja biznesowa oznacza odpowiedzialność. Istotne jest jednak, czy decyzja była racjonalna, udokumentowana i podjęta w interesie spółki.

Podsumowanie

Członek zarządu spółki z o.o. powinien reagować szczególnie wtedy, gdy spółka traci płynność, pojawiają się zaległości, wierzyciele kierują wezwania do zapłaty, organ podatkowy lub ZUS prowadzi postępowanie, albo planowana jest rezygnacja z funkcji.

W takich sytuacjach najważniejsze są: czas reakcji, dokumenty i prawidłowa ocena ryzyka. Im wcześniej zostanie przeanalizowana sytuacja spółki i członka zarządu, tym większe są możliwości ograniczenia odpowiedzialności.

Jeżeli chcesz sprawdzić ryzyko związane z pełnieniem funkcji członka zarządu w spółce z o.o., skontaktuj się z kancelarią. Przeanalizuję dokumenty spółki i możliwe kierunki działania.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.